PROTOCOLO
DE ACTUACIÓN PARA LA TRAMITACIÓN DE CONVENIOS
Este protocolo se aplicará a todo
convenio ya sea una propuesta de nuevo convenio, una renovación
o una adenda a uno ya existente.
Fundamento y
necesidad
1. Ámbito
de aplicación
2. Protocolo para la
tramitación de convenios: fases
2.1
Iniciativa
2.2
Contenido de la propuesta
2.3
Tramitación
2.4
Aprobación y firma
2.5 Archivo y registro
2.6 Denuncia de convenios
FUNDAMENTO Y NECESIDAD
El
artículo 4 del Estatuto de la Universidad de Alicante atribuye a
nuestra universidad la potestad para establecer relaciones de
cooperación con otras universidades e instituciones de
enseñanza e investigación, nacionales y extranjeras,
así como los acuerdos que estime necesarios con entidades
públicas y privadas para la promoción y desarrollo de sus
fines.
Corresponde al
Vicerrectorado de Relaciones Institucionales, a través del
Gabinete de Convenios a él
adscrito, la competencia de gestionar la tramitación de los
acuerdos descritos en el ámbito de aplicación del
presente protocolo.
Consecuencia de
la complejidad y variedad de convenios en los que interviene la
Universidad de Alicante, se hace necesario un procedimiento que
contemple los aspectos relacionados con su gestión. En este
sentido, el presente documento se elabora con el cometido de regular,
en un texto único, los aspectos básicos del
trámite administrativo que deberán seguir los convenios
que gestione el Gabinete de Convenios.
1. ÁMBITO DE APLICACIÓN
El
presente protocolo se aplicará a aquellos convenios, renovaciones y adendas de convenios ya existentes que
establezca la Universidad de Alicante con cualquier persona
física o jurídica, pública o privada, con las
siguientes excepciones:
-
Los
contratos que se tramiten en virtud del artículo
83 de la Ley Orgánica de Universidades. Estos contratos, por
estar sometidos a distinto régimen jurídico, serán
gestionados por el Servicio de Gestión de la
Investigación y Transferencia de Tecnología. No obstante,
los convenios marco que se limiten a establecer la posibilidad de
formalizar futuros contratos sí se ajustarán, en su
tramitación, al presente procedimiento.
-
Los
supuestos de colaboración interadministrativa por imperativo
legal, como el caso de los conciertos con Instituciones Sanitarias
previstos en el Real Decreto 1558/1986.
-
Los
convenios para la adscripción de centros que impartan
enseñanzas universitarias y los convenios entre universidades
para la constitución de departamentos interuniversitarios, dadas
sus características especiales.
- Los
convenios de colaboración específicos para la realización de prácticas formativas vinculadas
tanto a estudios oficiales como a títulos propios, en empresas e
instituciones públicas o privadas. Estos convenios se tramitarán en el Negociado de Prácticas del Servicio de
Alumnado, desde donde, con el visto bueno del Director del
Secretariado de Prácticas y Apoyo al Estudiante, se enviarán al
Vicerrectorado de Alumnado para su firma. Una vez firmados tanto por la empresa/institución como por el Vicerrector, se remitirán al
Gabinete de Convenios, para que el Vicerrectorado de Relaciones
Institucionales los eleve a Consejo de Gobierno para su aprobación.
2. PROTOCOLO PARA LA
TRAMITACIÓN DE CONVENIOS: FASES
2.1.
Iniciativa
2.1.1
Cualquier miembro de la Universidad de Alicante (en adelante
UA) perteneciente al personal de
plantilla, ya sea Personal Docente e Investigador o Personal de
Administración y Servicios, así como el Consejo de
Alumnos, está facultado para formular propuesta de convenio al
Gabinete de Convenios.
2.1.2 Dicha propuesta
deberá ajustarse a los requisitos expuestos en el apartado
siguiente.
2.2. Contenido de la propuesta de convenio
Toda
propuesta de nuevo convenio, renovación o adenda a uno existente que se traslade al Gabinete de Convenios
deberá constar de:
2.2.1
Texto del borrador del convenio -cumplimentado en su totalidad a
excepción de la fecha de firma-, que previamente se habrá
consensuado entre las partes intervinientes, a cuyo efecto
podrán utilizarse los modelos adjuntos disponibles en la
dirección http://www.ua.es/es/servicios/convenios/modelos/index.html
2.2.2
Memoria
explicativa de los antecedentes y circunstancias que justifican la
conveniencia de la celebración del convenio para la UA
así como, en su caso, las obligaciones económicas que se
deriven para la UA, emitida por la persona que realiza la propuesta de
convenio (Formulario 1 
)
2.2.3
Informe relativo a la conveniencia de la tramitación del
convenio (Formulario 2 ), emitido por:
2.2.3.1
La Junta de Centro, si la iniciativa parte de una Facultad o Escuela.
2.2.3.2 El Consejo de
Departamento o de Instituto Universitario al que esté adscrito
el proponente, si la iniciativa proviene del personal docente e
investigador.
2.2.3.3 El
Vicerrector/a de Investigación, Desarrollo e Innovación,
cuando la iniciativa provenga del Servicio de Gestión de la Investigación y Transferencia de Tecnología.
2.2.3.4 El Vicerrector/a de Alumnado, cuando la iniciativa provenga del
Consejo de Alumnos.
2.2.3.5 El
Vicerrector/a de Tecnología e Innovación Educativa,
cuando la iniciativa provenga del Servicio de Información
Bibliográfica y Documental y del Servicio de Informática.
2.2.3.6 El Vicerrector/a de Planificación Estratégica y
Calidad, cuando la iniciativa provenga del Centro de Estudios sobre la
Mujer y del Instituto de Ciencias de la Educación.
2.2.3.7 El Vicerrector/a de Extensión Universitaria en el caso
de convenios relacionados con el ámbito de la cultura, la
extensión universitaria y el deporte.
2.2.3.8 El Vicerrector/a de Relaciones Internacionales y
Cooperación cuando la iniciativa provenga del Centro de Estudios
Orientales y otras unidades dependientes del mismo.
2.2.3.9 El Secretario/a General, cuando la iniciativa provenga del Servicio de Registro y Archivo.
2.2.3.10 El Gerente o
Director de Servicio, si la iniciativa proviene del Personal de
Administración y Servicios destinados en Servicios Generales.
2.3.
Tramitación
2.3.1
La propuesta de convenio (documentos del apartado 2.2) será
remitida al Gabinete de Convenios de forma conjunta y en un
único envío por correo interno por parte del proponente
del convenio. Asimismo, se requiere el envío del texto del
borrador del convenio por correo electrónico (convenios@ua.es).
2.3.2 Toda propuesta de convenio deberá presentarse en alguna
de las lenguas oficiales de la Comunidad Valenciana.
2.3.3 El Gabinete de Convenios, tras comprobar que la propuesta
de convenio reúne todos y cada uno de los requisitos para su
tramitación, remitirá dicha propuesta a los vicerrectorados con
competencias afectadas por su contenido, quienes procederán a su revisión y emisión, en su caso, del visto bueno para su tramitación.
2.3.3.1 El Vicerrector/a de Investigación, Desarrollo e Innovación o persona en quien delegue, en el caso
de convenios en materia de estudios conducentes a la obtención
del título de doctor.
2.3.3.2 El Vicerrector/a de
Planificación de Estudios o unidad en la que delegue, en el caso
de convenios en materia de estudios conducentes a la obtención
de títulos de grado, títulos oficiales de master y títulos propios de posgrado -master,
experto y especialista-. Asimismo, se requerirá el visto bueno del Vicerrector/a de
Planificación de Estudios o unidad en la que delegue si el
contenido del convenio afecta a actividades docentes no incluidas en
los planes de estudios oficiales y que posean una duración
inferior a doscientas horas.
2.3.3.3
El Vicerrector/a de Relaciones Internacionales y Cooperación o
unidad en la que delegue, en el caso de convenios marco o
específicos de carácter internacional y de cooperación al desarrollo.
2.3.4
El Gabinete de Convenios también remitirá la propuesta a
Secretaría General para el correspondiente control de legalidad.
En caso de existir defectos de forma o fondo, recomendaciones
para la mejora del texto o problemas de legalidad, el Gabinete de
Convenios lo comunicará al proponente del convenio de la UA, y
quedará a la espera de respuesta o aceptación de las
consideraciones efectuadas.
Transcurridos tres meses desde la anterior comunicación sin
recibir respuesta al respecto, el Gabinete de Convenios
procederá a remitir al interlocutor la documentación
relativa a la propuesta de convenio, entendiéndose que
decae el interés en la tramitación del mismo. En caso de
reconsiderar el interés en su tramitación, el proceso
deberá iniciarse de acuerdo a lo expuesto en el presente
protocolo.
En el caso de no existir defectos de forma o fondo, la propuesta de
convenio se incluirá para su aprobación en Consejo de
Gobierno.
2.3.5 Cumplimentados los trámites de los apartados anteriores,
el Vicerrectorado de Relaciones Institucionales elevará la
propuesta de convenio a Consejo de
Gobierno para su aprobación y, en su caso, al Consejo Social
para su correspondiente informe, de acuerdo con lo previsto en el Art.
3.m de la Ley 2/2003, de 28 de enero, de la Generalitat Valenciana,
reguladora de los Consejos Sociales de la Universidades Públicas
Valencianas (DOGV del 31/01/2003).
2.4
Aprobación y firma
2.4.1
Aprobado el
convenio por el Consejo de Gobierno (en virtud del artículo 58,
apartado o, del Estatuto de la UA), el Gabinete de Convenios
publicará la relación de los mismos en la sección
"Convenios aprobados en Consejo de Gobierno" de su página web (http://www.ua.es/es/servicios/convenios/convenios/index.html).
Asimismo, remitirá al proponente del convenio de la UA el texto
definitivo, en tantos ejemplares como partes intervengan, ya firmado
por la UA. 2.4.2 El proponente del
convenio de la UA gestionará la firma de la/s parte/s restante/s
(rubricado en todas sus páginas) y remitirá un original
al Gabinete de Convenios para su debido archivo.
2.4.3 La firma del
convenio se hará, al menos, en una de las lenguas oficiales de
la Comunidad Valenciana. No obstante, si a alguna de las partes le
interesara su firma en un idioma distinto, el proponente del convenio
deberá aportar el texto traducido, que deberá ser
coincidente con el aprobado en Consejo de Gobierno.
2.5
Archivo y registro
El
Gabinete
de Convenios procederá al archivo del convenio y a su
inclusión en la base de datos diseñada a tal
efecto.
2.6 Denuncia de convenios
2.6.1. En el
caso de que el proponente del convenio, por parte de la UA, quiera denunciar el convenio antes de su fecha de
finalización, el proponente del mismo deberá cumplimentar
el siguiente Escrito
de propuesta de denuncia y dirigirlo al Gabinete de Convenios por
correo interno y por correo electrónico (convenios@ua.es).
El anterior escrito de denuncia deberá acompañarse, en todo caso, del siguiente formulario (Formulario 4 ), que se cumplimentará teniendo en cuenta lo expuesto en el apartado 2.2.3.
Recibida la información anterior, el Gabinete de Convenios
notificará a la contraparte la denuncia, previa
comprobación de los datos oportunos, y enviará al
proponente copia de la notificación.
2.6.2. Si la denuncia la hiciera la otra parte, será suficiente
con que el proponente de la UA envíe al Gabinete de Convenios el
escrito recibido, en el que conste la voluntad de la denuncia.
|
