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Control y Gestión de Presencia
Sistema de gestión y control de horario, ausencias y vacaciones
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Campus Virtual >> Perfiles de PAS >> Control y Gestión de Presencia
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Última actualización: 12-jun-2007
Agradeceremos toda consulta o sugerencia que se nos haga llegar.
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Características generales del sistema de seguimiento horario KRON |
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- El marcaje diario de entradas y salidas de la jornada laboral se podrá realizar sólo desde ordenadores situados en la red de la UA (excepto desde las aulas informáticas o utilizando la red inalámbrica). El sistema concede 10 minutos de cortesía a la entrada y 5 a la salida.
- Los horarios específicos deben ser comunicados a la subunidad de PAS del Servicio de Gestión de Personal.
- La gestión de los permisos se podrá realizar desde fuera de la red de la UA.
- El sistema de autorizaciones puede adaptarse al funcionamiento de cada Servicio o unidad administrativa. El sistema genera correos que notifican la necesidad de emitir el VºBº a determinadas solicitudes. Si se desea realizar alguna consulta relacionada con estos correos, no se debe "Responder" al mismo, sino redireccionarlo a sdir.personal@ua.es.
- La comunicación de  se realizará a través del correo sdir.personal@ua.es.
- Permite planificar las ausencias y vacaciones, con más agilidad y flexibilidad, atendiendo al principio de descentralización.
- Los justificantes de las ausencias se depositarán en la propia unidad, excepto aquellos que afecten a cuestiones de nómina, de Seguridad Social (altas y bajas I.T., etc.) o que tengan implicaciones en la contratación o nombramiento de interinos.
- Desde el Servicio de Gestión de Personal, como Administradores del sistema, se podrán resolver las incidencias y las situaciones específicas.
- La normativa que regula la jornada de trabajo, horarios, permisos, licencias, y vacaciones del PAS, se puede consultar aquí.(  , 16 pp., 141 KB).
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A continuación se describe el funcionamiento básico del sistema KRON, a través de las preguntas más frecuentes que puedan plantearse.
 ¿Cómo se realiza el registro de las entradas y salidas?
¿Cómo se puede subsanar la falta de un marcaje electrónico? Marcajes manuales.
¿Cómo se autorizan los marcajes manuales?
¿Cómo se pueden consultar los marcajes realizados?
¿Cómo se debe registrar la asistencia a un curso de formación? ¿Cómo se solicita una ausencia, permiso o licencia?
¿Cómo se solicitan las vacaciones?
¿Cómo se autorizan o deniegan las ausencias y vacaciones?
¿Cómo se puede consultar rápidamente los datos de una unidad? Informes.
¿Cómo consultar gráficamente la información sobre una unidad (en un periodo acotado)? Control de presencia.
¿Cómo se puede revisar la documentación entregada para justificar ausencias?
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¿Cómo se realiza el registro de las entradas y salidas?
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- En la página inicial del Campus Virtual, sin utilizar el menú, se dispone de un acceso directo a la herramienta de registro de entradas y salidas. Aquí mismo se informa sobre los marcajes realizados en esa jornada laboral.
- Desde el menú de  se puede asímismo realizar el marcaje.
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¿Cómo se puede subsanar la falta de un marcaje electrónico?
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- Por diversos motivos puede faltar un marcaje electrónico de entrada o salida (olvido, confusión, corte de electricidad, caída de la red, otros problemas técnicos...). La falta de ese marcaje se puede enmendar con un marcaje manual. También se utilizará esta posibilidad para marcar la asistencia a cursos.
- En se debe acceder a la opción  , donde se incluirán los siguientes datos:
- Los marcajes manuales sólo deben recibir el VºBº del inmediato responsable jerárquico. Mientras que no son validados se verán en cursiva, con un color distinto en las consultas de marcajes. Una vez que hayan recibido el VºBº quedan en color amarillo.
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¿Cómo se autorizan los marcajes manuales?
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- La autorización de los marcajes manuales sólo puede ser realizada por el superior inmediato.
- En el menú principal de  , en el apartado de  , se accede a la opción de «Corrección de marcajes». Tras seleccionar a una determinada persona se ve resaltado en color amarillo el marcaje manual:
- Situándonos con el cursor sobre esta casilla aparece una leyenda que nos informa sobre el estado del marcaje, el tipo de ausencia y la dirección desde la que se solicitó. Tan sólo resta Autorizar o Desestimar el marcaje manual.
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¿Cómo se pueden consultar los marcajes realizados ?
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- En se dispone de dos opciones para realizar consultas mensuales o anuales.
- En la consulta mensual se muestra el detalle de los marcajes, el saldo acumulado, los días afectados por situaciones especiales (una leyenda en la parte superior detalla el significado de los colores) y los enlaces para consultar el mes anterior/siguiente.
El significado de los campos más interesantes es el siguiente:
- Teóricas: nº de horas diarias a realizar (incluye la parte proporcional de específico semanal).
- Ampliado: tiempo realizado en márgenes establecidos para hacer el complemento específico.
- Neto: horas reales contabilizadas por el sistema.
- Brutas: horas reflejadas en el sistema (hora final menos hora inicial).
- En la consulta anual se muestran los tiempos de fichado y el saldo acumulado.
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¿Cómo se debe registrar la asistencia a un curso de formación?
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CUANDO LOS CURSOS SON OBLIGATORIOS
- Cuando las horas de inicio/final del curso no coinciden con el principio/fin de jornada, no habrá que realizar ningún tipo de marcaje (por ej.: de 10.00 a 12.00).
- Cuando las horas de inicio/final del curso coinciden con las horas de inicio/final de jornada, se debe realizar un marcaje manual (POR ASISTENCIA A CURSO) al incorporarse/marcharse del puesto de trabajo. En este caso se anotará la hora en la que habría comenzado/finalizado la jornada.
CUANDO LOS CURSOS SON VOLUNTARIOS, RELACIONADOS CON EL PUESTO DE TRABAJO - La normativa sobre formación establece que estos cursos implican 1 hora de compensación horaria.
- Cuando el curso coincide con la jornada de trabajo se debe en primer lugar solicitar la ausencia por «CURSO VOLUNTARIO CON UNA HORA DE COMPENSACIÓN». y, además, antes de marcharse al curso, se debe fichar una salida normal (no manual) . Al acabar el curso, debe ficharse una entrada si no ha finalizado su jornada de trabajo. El sistema aplica la compensación de 1 hora establecida en la normativa.
- Cuando el curso no coincide con la jornada de trabajo sólo se debe solicitar la ausencia citada.
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¿Cómo se solicita una ausencia, permiso o licencia?
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- Todos los permisos podrán solicitarse incluso cuando haya transcurrido la fecha o franja horaria correspondiente, aunque es conveniente reducir al mínimo esta circunstancia.
- En  se accede a la siguiente relación de formularios:
Cada una de las posibles ausencias, permisos y licencias dispone de una pantalla en la que se pueden indicar las fechas y horas de ausencia y un informe final sobre el número de ausencias/días y aquellos que ya han sido validados.
El sisterma avisa cuando se requiere la entrega de documentación justificativa (por ejemplo, si se trata de un cambio de domicilio, el sistema advertirá que debe entregarse un certificado de empadronamiento).
En los permisos y licencias que implican necesariamente jornadas completas de trabajo (asuntos propios, días por compensación, enfermedad justificada, exámenes, interrupción del embarazo, matrimonio de familiares, matrimonio o unión de hecho, muerte o enfermedad grave de familiar, traslado de domicilio), cuando se realiza la solicitud no se especificará la hora de entrada y salida de la jornada habitual.
Cuando las ausencias no impliquen necesariamente una jornada completa de trabajo (consulta médica, deberes inexcusables, encomienda de servicios, enfermedad de hijo, exámenes prenatales, funciones sindicales, reducciones por lactancia, permisos no retribuidos...) habrá que indicar la hora de inicio y fin de dicha ausencia.
Siempre que el trabajador se ausente del puesto de trabajo, sea cual sea la causa, debe fichar una salida. Además de realizar los marcajes correspondientes, se debe realizar la solicitud oportuna, que será visada por su/s superior/es jerárquicos.
Cuando se realiza una solicitud el sistema genera un correo de notificación, que recibe tanto el solicitante como el superior jerárquico que debe validarla (recuerde que para realizar consultas sobre estas cuestiones debe redireccionar el correo a sdir.personal@ua.es).
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¿Cómo se solicitan las vacaciones?
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En la opción  se accede a la pantalla donde se debe especificar:
- si se opta por días naturales o días hábiles
- el turno
- el año de imputación
- se puede añadir un comentario
- el sistema informa sobre el nº de días adicionales al que se tiene derecho
- se establece el rango de fechas
La solicitud de vacaciones debe ser visada por el/los superior/es jerárquico/s.
Existen dos tipos de vacaciones, expresados en días hábiles o días naturales. Una vez se haya seleccionado uno de los tipos sólo se podrá escoger ese mismo tipo durante el año en curso.
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¿Cómo se autorizan o deniegan las ausencias y vacaciones?
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- En el menú principal de , en el apartado de , se accede a las opciones de «Ausencias pendientes» y «Vacaciones pendientes» . Tras seleccionar a una determinada persona se ve la siguiente pantalla:
En el caso de que la solicitud sea denegada debe expresarse el motivo.
El responsable inmediato debe dar el visto bueno a la solicitud, que posteriormente debe ser autorizada por el superior jerárquico correspondiente.
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¿Cómo se puede consultar rápidamente la información de una unidad? Informes.
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- En el menú principal de , en el apartado de  , se debe utilizar la opción «Informes». Tras seleccionar a una determinada unidad se puede acceder a todos los datos de sus miembros:
- el horario detallado,
- el saldo de la última semana (en rojo cuando sea negativo),
- el último marcaje realizado (si fuese manual se indicaría).
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¿Cómo consultar gráficamente la información sobre una unidad (en un periodo acotado)? Control de presencia.
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- En el menú principal de , en el apartado de , se debe utilizar la opción «Control de presencia». Tras seleccionar a una determinada unidad se pueden visualizar rápidamente las distintas ausencias de sus miembros:
- Esta vista puede ser útil, por ejemplo, para apreciar rápidamente la situación de una unidad según las vacaciones solicitadas por el personal.
- En este informe gráfico se ven marcadas con un asterisco las ausencias pendientes de autorización.
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¿Cómo se puede revisar la documentación entregada para justificar ausencias?
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- En el menú principal de , en el apartado de , se debe utilizar la opción «Consulta documentación». Tras seleccionar a una determinada unidad se pueden visualizar rápidamente las distintas ausencias que requieren la entrega de documentación justificativa:
Los datos pueden ordenarse por nombre, por código, por descripción, por fecha o según el criterio de entrega (debe pulsarse dos veces sobre el criterio de ordenación).
Se puede chequear la casilla correspondiente a la ausencia justificada, de manera que se facilita su rápida gestión.
Se recomienda que los justificantes incorporen el código de la ausencia.
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