La barra de navegación de la parte superior de la pantalla
permite al usuario acceder a
las distintas funciones.
Alta por asignaturas
El procedimiento básico para incluir información parte del modelo de asignaturas con un sólo grupo, o asignaturas en los que todos los grupos se examinan simultáneamente.
Una vez escogida esta opción, tenemos la posibilidad de seleccionar todas las asignaturas de un plan de estudios (código de plan) , o un intervalo de las mismas (utilizando los códigos correspondientes).
Una vez seleccionada la convocatoria oportuna, se accede a una relación de fichas de asignatura que incluye los siguientes datos:
- código.
- curso.
- tipo.
- número de alumnos.
- fecha del examen: con el formato dd/mm/aaaa.
- aula: por defecto aparece esta casilla activada, lo que significa que se solicita a Gestión de Espacios la reserva del aula. Si no fuera necesario reservar, debe desactivarse.
- turno: M, M-T (mañana o tarde), T, DÍA (mañana y tarde). En función de las horas requeridas Gestión de Espacios asigna el horario concreto.
- duración: si no se indica otra cosa, se realizará la reserva del aula por un periodo de tres horas.
- capacidad del examen: proporción entre alumnos potenciales a examinar, y la capacidad del aula, para dejar espacio entre ellos.
- visible para el alumno: por defecto aparece desactivado , ya que se estima que la información no se hará visible hasta que los datos de una convocatoria estén confirmados y revisados (véase la opción de "Hacer visibles")..
- visible para Gestión de Espacios: por defecto aparece activado.
- observaciones para los alumnos, tanto en castellano como valenciano (se visualizarán en la web).
- observaciones para Gestión de Espacios: fundamental para especificar cualquier detalle que deba tenerse en cuenta, desde la necesidad de que sea un aula de informática, hasta indicaciones sobre horario.
Para la correcta grabación de los datos, debe utilizarse el botón "Grabar y siguiente". Si el trabajo de introducción de datos se interrumpe por cualquier motivo, es recomendable grabar, aunque no se hayan rellenado todas las fichas de una pantalla, debido a las desconexiones automáticas del CV por motivos de seguridad.
Alta por grupos
Este procedimiento es prácticamente idéntico al de alta por asignaturas. Una vez escogida esta opción, tenemos la posibilidad de seleccionar todas las asignaturas de un plan de estudios (código de plan) , o un intervalo de las mismas (utilizando los códigos correspondientes).
Cuando se accede a la relación de fichas por asignatura la estructura de los datos es idéntica, con la única diferencia de que tenemos una ficha para cada grupo de asignatura (el primer dato que encontramos es el de código de asignatura y grupo correspondiente).
Para la correcta grabación de los datos, debe utilizarse el botón "Grabar y siguiente". Si el trabajo de introducción de datos se interrumpe por cualquier motivo, es recomendable grabar, aunque no se hayan rellenado todas las fichas de una pantalla, debido a las desconexiones automáticas del CV por motivos de seguridad.
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Carga de fechas por asignatura o por grupos |
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La opción "por asignatura" es la más general y se debe
utilizar para aquellos casos en que todos los grupos de la asignatura
realizan el examen el mismo día y a la misma hora.
Si en una asignatura
que tiene más de un grupo se hacen los exámenes de los grupos en
distinta hora o día, entonces en ese caso se introducen "por grupos".
También se creó la opción de agrupar asignaturas del mismo o de
distintos planes de estudio, para que puedan realizar el examen el mismo
día y a la misma hora.
 Un caso especial que puede provocar problemas surge cuando se introduce la fecha de examen de una
asignatura que tiene uno o más grupos, "por grupo" y en realidad todos
los grupos realizan el examen el mismo día y a la misma hora.
Quienes
posteriormente tienen que trabajar con los datos introducidos se
encuentran con grandes dificultades, como por ejemplo, que el número de
alumnos totales para cada examen no está calculado, cuando -si se hace
correctamente- la aplicación lo calcula automaticamente.
En consecuencia, quienes hayan utilizado incorrectamente la opción de
introducción "por grupos" deben introducirlo utilizando la opción "por asignatura".
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Modificación
La dinámica de funcionamiento es similar a la introducción inicial de datos de fechas de exámenes. Se selecciona un plan de estudios o un intervalo de asignaturas...
... y se accede a una pantalla donde a cada asignatura le corresponde una ficha. Al situar el cursor sobre una asignatura determinada, cambia el color del fondo, y efectuando un doble click se accede a la pantalla de edición de datos, para realizar los cambios oportunos.
Alta por agrupación
Además del procedimiento por asignaturas, y del procedimiento por grupos, se puede utilizar una tercera variante: la asignación de fechas a "Agrupaciones". Es decir, pueden tramitarse y realizarse simultáneamente exámenes que comprendan a varios grupos de una misma asignatura, o a varias asignaturas distintas.
Por ejemplo, una asignatura con los mismos contenidos pero impartida en planes de estudio distintos se convierte técnicamente en asignaturas distintas, pero en la práctica puede agruparse a ciertos efectos, como el de la realización de exámenes.
Esta posibilidad de agrupar asignaturas de planes distintos motiva que en la pantalla de introducción de exámenes por agrupaciones no figure la selección de plan de estudios, sino que directamente se debe optar por una determinada convocatoria.
Una vez seleccionada la convocatoria, se accede a la siguiente pantalla:
La estructura de datos es similar a la entrada de exámanes por asignaturas o por grupos, pero con la posibilidad añadida de:
-
introducir directamente la agrupación en la casilla "Asignaturas/Grupos" (separando las asignaturas por comas),
- utilizar una agrupación predefinida (ver el siguiente apartado, sobre "Agrupaciones").
Agrupaciones
En el supuesto de que una agrupación tenga una cierta estabilidad y vaya a utilizarse repetidamente, cabe la posibilidad de conservarla, para utilizarla como una agrupación predefinida.
En este apartado puede crearse una nueva o bien modificar/borrar una ya existente.
Hacer visibles
En el proceso de organización de los exámenes de una convocatoria puede interesar ocultar o abrir los datos al alumnado o a Gestión de Espacios, en función de la disponibilidad de datos definitivos, sobre todo de asignación de aulas (en el caso del alumnado).
Desde esta utilidad se puede realizar una "apertura" masiva de información, para un estudio concreto o un intervalo de asignaturas.
Como se aprecia en la imagen, puede escogerse entre ocultar o hacer visible la información, tanto para la unidad de gestión de espacios, como para el alumnado.
Listados
Esta utilidad facilita listados de fechas de exámenes por titulación y convocatoria. Se puede definir un intervalo de asignaturas y si el listado es por asignatura o por grupo. A partir de estos parámetros se ofrecen tres grandes opciones:
- informe con todos los datos en formato excel.
- informe de exámenes fuera de fecha.
- informe de fechas de exámenes no visibles (para gestionar puntualmente la visibilidad y ofrecer información a medida que se cierran determinadas fechas y aulas).
Enviar archivo
Existe la posibilidad de incorporar masivamente los exámenes de una convocatoria.
Como se puede apreciar en la imagen los datos (en formato de texto plano, y separados por una tabulación) deben seguir la siguiente estructura:
- código de asignatura
- grupo (precedido de un guión)
-
fecha: con el formato dd/mm/aaaa
- aula: en el caso de que se solicite, indicar "S" o "Sí"
- turno: con las opciones M / M-T (mañana o tarde) / T / DIA (mañana y tarde)
- duración: expresada en horas
- capacidad
- observaciones para Gestión de Espacios
- observaciones para el alumno en castellano
- observaciones para el alumno en valenciano
Una vez subido el fichero, si hubiera que realizar cambios o correcciones, éstas ya se harían mediante la opción "Modificaciones".
Por defecto, los exámenes subidos con esta opción, quedarán como no visibles tanto para el alumnado como para Gestión de Espacios. El sentido de esta ocultación por defecto estriba en la posibilidad de trabajar con un conjunto de exámenes y no "comunicarlos" hasta que se hayan cerrado (completado, confirmado...) definitivamente todos los datos.
