· Normativas de Gestión de Espacios
· Modificación y/o Adecuación del uso de espacios de la Universidad
· Laboratorio de Sistemas de Información Geográfica y Cartografía Automatizada
· Uso de espacios por entidades externas e internas
Normativas de Gestión de Espacios
La importancia de una eficiente gestión de los espacios del Campus ha llevado a este Vicerrectorado a hacer especial énfasis en normalizar aquellos aspectos relacionados con las diferentes actividades, que implican la utilización de salones, aulas, espacios interiores, etc. que se vienen realizando en nuestro Campus. Entre ellas cabe destacar:
a) Normativa para el alquiler y/o cesión de espacios de la UA a entidades tanto externas como internas.
Hasta este momento la cesión o alquiler de espacios interiores (aulas, salones, etc.) a usuarios externos e internos conllevaba una gran variedad de situaciones diferentes, en cuanto a los términos en los que se llevaba a cabo el proceso administrativo de la cesión o alquiler.
En este sentido se introdujo el año pasado una normativa de actuación para el sistematizar y agilizar este proceso por parte de los órganos y servicios responsables.
La normativa se divide en cuatro partes:
- Un protocolo interno de actuación que facilite y clarifique el proceso de alquiler a los órganos y servicios de la Universidad de Alicante implicados, que actualmente está siendo aplicado por la Unidad de Gestión de Espacios.
- El contrato de alquiler o cesión de espacios con la legislación actualizada.
- Un procedimiento que ha sido colgado en la página web de la Unidad de Gestión de Espacios, junto con un reglamento específico para el Paraninfo.
(http://www.ua.es/es/servicios/gest.acad/verificacion/alquileres/alquileres_normativa.html)- Una aplicación web de comprobación de disponibilidad de espacios y un formulario web de solicitud de alquiler de espacio, a desarrollar por el Servicio de Informática, que estarán en funcionamiento en breve espacio de tiempo.
b) Procedimiento para la actualización y mantenimiento de los espacios.
La ampliación del Campus de la UA es, sin duda, un reto para el próximo curso académico y futuros años. Un paso previo necesario para planificar este proceso de ampliación y de optimización de espacios en la UA es la correcta actualización de la información espacial en nuestra Universidad (estancias, usos de ellas, ocupación, inventario, etc.). Durante este curso académico se ha llevado a cabo el procedimiento que ha conducido a la actualización de los espacios y su ocupación dentro de la base de datos SIGUA. Al mismo tiempo se va iniciar un proceso similar en relación al material inventariable. De esta forma, la integración de toda esta información dentro del Sistema de Información Geográfica de la UA (SIGUA), junto con un nuevo modelo de gestión de espacios que sirva como referente a la hora de decidir que centros y/o unidades poseen déficit o superávit de espacios, permitirá no sólo un mejor aprovechamiento de lo actualmente edificado sino también priorizar y planificar los diferentes edificios dentro de la zona de ampliación.
Modificación y/o Adecuación del uso de espacios de la Universidad
a) Espacios docentes
Durante el curso académico 2005/06 se ha puesto en evidencia la necesidad de espacios docentes tanto para títulos oficiales como otros estudios ofrecidos por la Universidad de Alicante, debido al incremento de estos, del número de alumnos y la desaparición de algunas aulas debido a remodelación de usos.
Por ello se ha continuado con el proceso de centralización de la información de espacios docentes dentro de la herramienta UNIVERSITAS XXI (UXXI), haciendo especial hincapié en que el nivel de detalle de información que se introduzca sea el máximo posible. Este hecho aunque ha motivado un esfuerzo adicional por parte de los centros, departamentos y la Unidad de Gestión de Espacios, va a ser fundamental con vistas a la planificación de espacios docentes para el curso próximo, puesto que permitirá optimizar la distribución geográfica de aulas, la distribución de los horarios y la cesión de espacios docentes a las titulaciones oficiales y otras actividades en función de sus necesidades reales.
En la Tabla 1 presentamos la asignación inicial de turnos según centros y en la Figura 1 su dispersión geográfica para el curso 2006/07. Durante este curso se trabajará por disminuir la dispersión geográfica de aulas para las diferentes titulaciones, optimizar el buen uso del espacio docente y planificar las necesidades para el próximo curso.
| Distribución de Aulas por Turnos | Curso 2006/07 | |
| Centro | Aulas mañana | Aulas tarde |
Facultad de Ciencias |
21 |
15 |
Facultad de Derecho |
18 |
17 |
Facultad de CC. Económicas y Empresariales |
34 |
27 |
Facultad de Educación |
22 |
12 |
Facultad de Filosofía y Letras |
33 |
29 |
Escuela Politécnica Superior |
28 |
33 |
E.U. Estudios Empresariales |
12 |
9 |
E.U. Enfermería |
9 |
2 |
E.U. Óptica y Optometría |
5 |
3 |
E.U. Relaciones Laborales |
3 |
6 |
E.U. Trabajo Social |
6 |
6 |
Totales |
191 |
159 |
Tabla 1. Distribución de aulas por turnos.
Figura 1. Dispersión Geográfica por Centro
En este sentido conviene destacar la eficiente labor de la Unidad de Gestión de Espacios (UGE), tanto para solventar problemas relacionados con las titulaciones oficiales como no oficiales, como se puede deducir de la siguiente tabla, en la que se recoge el gran volumen de trabajo realizado en un corto plazo de tiempo para conseguir que no se produjeran incidentes al inicio del curso académico.
| Plazo | Tarea | Responsable |
| 05/05/2006 - 07/07/2006 | Se envió la asignación de aulas a los centros y se indicó que elaboraran sus horarios de acuerdo a los espacios que se les han asignado e introduzcan dicha información en UXXI. | Centros |
| 08/07/2006 - 19/07/2006 | Debido al incumplimiento de plazos por diversos centros/departamentos se inició un plazo para finalizar la introducción de datos, lo que conlleva el retraso en el inicio de peticiones adicionales y de asignaciones a Masters Oficiales, etc. | Centros |
| 20/07/2006 - 31/07/2006 | Se inició la asignación de peticiones adicionales por parte de la UGE. Al seguir existiendo incumplimiento en la introducción de datos por parte de centros/departamentos, la asignación a Masters Oficiales, etc. se retrasa hasta septiembre | UGE |
| 01/08/2006 - 24/08/2005 | Se dio permiso de nuevo a los centros/departamentos para que finalizaran la introducción de datos en UXXI | Centros |
| 25/08/2006 - 31/08/2006 | Aquellos centros/departamentos que aún no habían finalizado la introducción de datos pudieron hacerlo enviando sus gestores directamente a la UGE | UGE |
| 01/09/2006 | Se cerró el proceso de introducción de datos de titulaciones oficiales y empieza la asignación a Masters Oficiales, etc. Aquellas incidencias de centros que aún continuaban con datos incompletos tuvieron que solucionarse directamente por la UGE o enviando al gestor correspondiente a la UGE | UGE |
En la Figura 2 podemos observar la estadística diaria de peticiones via e-mail y telefónicas, relacionadas con la Gestión de Espacios en la Universidad, atendidas por la UGE.
Figura 2. Solicitudes atendidas por la Unidad de Gestión de Espacios
Detectado el anterior curso académico la dificultad existente en la introducción de datos correspondientes a exámenes por parte de la UGE, este curso académico se ha mejorado la herramienta, y aunque los Centros introdujeron los datos de la misma forma, se automatizó el paso a UXXI para que desde la UGE sólo se asignaran las aulas dentro de la aplicación UXXI y el proceso de volcado de dicha información a Campus Virtual fuera automático.
b) Espacios en edificios del Campus.
Dentro del Secretariado de Gestión de Espacios y Ampliación del Campus se atendieron todas aquellas solicitudes que implicaron una reubicación de personal o necesidades de espacios y de mobiliario. En la Figura 3 presentamos el número de solicitudes recibidas en ambos aspectos durante el curso académico 2005-06.
Figura 3. Solicitudes atendidas por el Secretariado de Gestión de Espacios
Laboratorio de Sistemas de Información Geográfica y Cartografía Automatizada (LabSIG)
El Laboratorio de Sistemas de Información Geográfica y Cartografía Automatizada (LabSIG) está integrado en el seno del Instituto Universitario de Geografía, y en él se llevan a cabo diferentes proyectos de investigación relacionados con la implementación de las nuevas tecnologías en la cartografía.
Desde el año 1997 el LabSIG desarrolla el Sistema de Información Geográfica de la Universidad de Alicante (SIGUA). Desde su primera edición, SIGUA se ha venido constituyendo progresivamente como una herramienta válida para la gestión, ofreciendo la integración de las variables espaciales en los diferentes niveles informativos de los servicios universitarios, facilitando a la vez su difusión pública a través de Internet.
En resumen, las novedades desarrolladas en el LabSIG referentes al servicio SIGUA durante el pasado curso académico han sido las siguientes:
a) Protocolo de espacios. Sin duda alguna la principal novedad de esta memoria es la redacción y posterior aprobación del llamado “Protocolo de espacios”. Se trata de un ambicioso conjunto de técnicas, herramientas, compromisos y obligaciones cuyo ámbito de actuación exceden al de este Laboratorio. Se trata, en definitiva, de articular todo el flujo que conlleva la gestión de espacios de la Universidad de Alicante, que lleva implícito el concurso y la obligación de transferencia de datos entre diferentes unidades administrativas con el fin de obtener un sistema sólido y retroalimentado. La principal novedad reside en la descentralización en la toma de datos, cuya responsabilidad recae ahora sobre todos las unidades y departamentos. Esto nos ha permitido centrarnos en la innovación y diseño de nuevas utilidades centradas en la mejora de las utilidades ya existentes, mecanismos de transferencia de datos seguros entre instituciones implicadas y por último crear el germen de una herramienta de planificación de futuros espacios.
b) Para que el protocolo de espacios funcionase tuvimos que diseñar una herramienta web que funcionase sobre una plataforma de gestión ya consolidada en la Universidad de Alicante (Campus Virtual). Esto nos obligó a centrar los esfuerzos en materia de seguridad, pues permite una transferencia dedatos a tres niveles: con los departamentos y unidades administrativas, con el Servicio de Informática, y finalmente con el Servicio SIGUA (ver Figura 4). Con esta herramienta hemos reducido el porcentaje de población desubicada de un 33% al 17% actual.
c) En consonancia con lo anterior se hizo necesario la creación de una herramienta que fuese capaz de articular y comprobar el volumen de datos procedente de las diferentes unidades o departamentos, ahora responsables de la actualización de la información de carácter espacial dentro de su ámbito de actuación, y de forma muy particular en la localización de su personal y el control de los cambios de uso. Para ello se creo un servicio informático automático (conocido por el vocablo inglés daemon) que recoge las incidencias de los órganos citados, verifica los datos y los introduce en el sistema de base de datos una vez autentificados.
Figura 4: Protocolo de espacios en Campus Virtual
d) La existencia de canales de información directamente conectados al Sistema de Información Geográfica de la Universidad de Alicante nos obligó a rediseñar el modelo entidad-relación de la base de datos SIGUA, añadiendo nuevas funciones que automaticen tareas, contemplen la seguridad o bien para que resuelva rápidamente las preguntas a las que continuamente está sometido. En este sentido, se han creado más de 100 nuevas funciones, decenas de disparadores (triggers) y nuevas reglas que actúan sobre la inserción, borrado o actualización de registros.
e) Esta expansión de SIGUA, motivada en parte por el “Protocolo de Espacios” ha permitido que SIGUA sea más familiar con la comunidad universitaria, plasmándose en forma de nuevas relaciones o prestación de servicios en diferentes sentidos. Ante esta nueva coyuntura creímos necesario crear un único mecanismo de transferencia de información, y es aquí donde entran en juego los Servicios Web (Web Services), que no es más que un mecanismo estándar (basado en el lenguaje XML) para la transferencia de servicios (métodos). Estos métodos se engloban en dos categorías:
- Genéricos: ofrecen información no confidencial y datos generales sobre la Universidad de Alicante. El mecanismo de autentificación es menor (anónimo).
- Específicos: Son demandados por organismos universitarios que necesitan información de SIGUA, de forma directa (sin transformación), o bien filtrada por determinados algoritmos y clasificaciones. Esta información está diseñada ex-proceso y para su acceso es necesario una autentificación a nivel de usuario y password.
f) Por último, hemos iniciado el germen de lo que puede ser la futura herramienta de gestión de SIGUA, denominado SiguAdmin. Es un programa informático que tiene como objetivo empaquetar todas las funcionalidades de SIGUA, actualmente dispersas, desde un único entorno. Este ambicioso programa pretende convertirse en la apuesta tecnológica que ofrece la Universidad de Alicante para la gestión de su espacio. Pensamos que dicho sistema puede ser exportable a otras universidades, o instituciones con gran patrimonio inmobiliario que precisen administrar su espacio. Se trata por tanto de dar el paso de convertir en SIGUA de un prestador de servicios en una plataforma tecnológica susceptible de ser “comercializada” como un producto de calidad.
Finalmente, queremos matizar cual van a ser nuestros objetivos de la próxima campaña, que se centrarán en dos aspectos:
- Finalización del grueso de utilidades englobadas en el paquete SiguAdmin.
- Creación de una plataforma tecnológica, denominada redGIS.NET donde expresar todo el conocimiento y experiencia adquirido hasta ahora. Sobre esta plataforma girará no sólo SIGUA, sino también el resto de proyectos realizados en el Laboratorio.
- Redacción y aprobación de una normativa interna de funcionamiento de una futura unidad de Geomática que administre y responsabilice del servicio SIGUA,y que articule la investigación en materia de Sistemas de Información Geográfica. Al mismo tiempo pretende regular las funciones y distribución del personal adscrito al mismo.
Uso de espacios por entidades externas e internas
La Universidad de Alicante, a través del Secretariado de Gestión de Espacios, cede sus instalaciones (Salón de Actos del Paraninfo, Salón de Actos del Aulario II, Salón de Actos del edificio Germán Bernacer y Espacios Docentes: Aulas de teoría y Aulas de Informática) para la realización de actos culturales, académicos, exámenes, etc. tanto a los propios miembros de nuestra Universidad como a entidades externas, las cuales suscriben para ello un contrato de alquiler.
Este proceso se lleva a cabo por parte de la Unidad de Gestión de Espacios coordinado con el Secretariado de Gestión de Espacios y Ampliación del Campus, que se encargan de gestionar la disponibilidad del espacio, su reserva y el trámite administrativo de alquiler o cesión.
En las Figuras 5 y 6 presentamos un gráfico del uso de cada una de estas salas por parte de entidades externas y por parte de usuarios de la UA, respectivamente durante el curso 2005/06.
Figura 5. Uso de espacios por entidades externas
Figura 6. Uso de espacios por usuarios de la UA
